Belajar sedikit yuk tentang SAP :)

” Ya Tuhan kami, tiadalah Engkau menciptakan ini dengan sia-sia. Maha Suci Engkau, maka peliharalah kami dari siksa neraka.”

Software SAP ??

SAP (System Application and Product in data processing) merupakan software yang banyak dipakai di perusahaan besar untuk mendukung integrasi proses bisnis. Software SAP ini telah lama dipakai di Jerman dan dipakai di perusahaan besar Eropa dan Amerika.
Software SAP ini dikembangkan untuk mendukung suatu organisasi dalam menjalankan kegiatan operasionalnya secara lebih efisien dan efektif. SAP merupakan software Enterprise Resources Planning (ERP), yaitu suatu tools IT dan manajemen untuk membantu perusahaan merencanakan dan melakukan berbagai aktivitas sehari-hari. Produk perangkat lunak ERP ini dapat dikonfigurasikan sesuai dengan kebutuhan bisnis dan mempunyai kemampuan mengintegrasikan berbagai macam aplikasi bisnis, dimana setiap aplikasi mewakilkan area bisnis tertentu dan proses transaksinya dapat dilakukan secara real time. SAP terdiri dari sejumlah modul aplikasi yang mempunyai kemampuan mendukung semua transaksi yang perlu dilakukan suatu perusahaan dan tiap aplikasi bekerja secara berkaitan satu dengan yang lainnya. Semua modul aplikasi di SAP dapat bekerja secara terintegrasi/terhubung yang satu dengan lainnya. Didalam SAP terdapat berbagai macam modul yang berkaitan dengan departement terkait, modul tersebut antara lain :

•      SD-Sales & Distribution

Untuk membantu meningkatkan efisiensi kegiatan operasional berkaitan dengan proses pengelolaan customer order (proses sales, shipping dan billing)

•      MM-Materials Management

membantu menjalankan proses pembelian (procurement) dan pengelolaan inventory

•      PP-Production Planning

membantu proses perencanaan dan kontrol daripada kegiatan produksi (manufacturing) suatu perusahaan.

•      QM-Quality Management

membantu men-cek kualitas proses-proses di keseluruhan rantai logistik

•      PM-Plant Maintenance

suatu solusi untuk proses administrasi dan perbaikan sistem secara teknis

•      HR-Human Resources Management

mengintegrasikan proses-proses HR mulai dari aplikasi pendaftaran, administrasi pegawai, management waktu, pembiayaan untuk perjalanan, sampai ke proses pembayaran gaji pegawai

•      FI-Financial Accounting

Mencakup standard accounting cash management (treasury), general ledger dan konsolidasi untuk tujuan financial reporting.

•      CO-Controlling

Mencakup cost accounting, mulai dari cost center accounting, cost element accounting, dan analisa profitabilitas

•      AM-Asset Management

Membantu pengelolaan atas keseluruhan fixed assets, meliputi proses asset accounting tradisional dan technical assets management, sampai ke investment controlling

•      PS-Project System

Mengintegrasikan keseluruhan proses perencanaan project, pengerjaan dan kontrol
Semua sistem itu terintegrasi kedalam satu kesatuan yang saling mendukung. Untuk mengaplikasikan SAP, sebuah perusahaan harus menyediakan dana yang sangat besar, tergantung dari berapa lengkap modul yang akan di gunakan. Sistem ini adalah long term sistem yang harus dikembangkan secara terus menerus sesuai dengan bisnis rule dari setiap perusahaan.

Istilah di bidang ERP terkait dengan software SAP

•             Business Scenario
Business Scenario merupakan model pertukaran pesan untuk sebuah proses kolaboratif dan memberikan gambaran dari aliran proses. Business Scenario berkaitan dengan unit bisnis perusahaan, fungsi sentral, dan juga dapat melibatkan mitra bisnis dari perusahaan lain. Business Scenario juga merupakan bagian terpisah pada urutan proses bisnis (dan variasi proses bisnis) yang berkaitan satu sama lain dan dengan demikian membentuk aliran proses end to end. Dari ujung ke ujung rantai proses ini terdiri  dari berbagai proses bisnis yang dieksekusi sesuai dengan urutan.  Bisnis proses dan variasi proses bisnis itu sendiri mungkin berasal dari area bisnis dan kelompok proses yang berbeda. Business Scenario diarahkan pada pencapaian tujuan bisnis yang telah ditetapkan. Pencapaian tujuan ini diukur dengan KPI. KPI memperjelas nilai pelanggan dan manfaat yang ingin dicapai. Business Scenario menjelaskan secara penuh dan lengkap proses dari salah satu operasi bisnis.Sebuah Business Scenario selalu dijelaskan dari sudut pandang suatu perusahaan. Ini menunjukkan interaksi B2B dengan perusahaan lain tetapi bukan pengolahan di perusahaan-perusahaan lain. Hal ini dapat mencakup fungsi kolaborasi.
•             Organizational Unit
Organizational units adalah unit fungsional dalam suatu perusahaan dan biasanya menangani fungsi bisnis yang spesifik.. Hal ini dikelompokkan berdasarkan pembagian tugas-tugas di suatu perusahaan, yang dikelompokkan menjadi departemen, kelompok atau tim proyek. Organizational units berbeda dari unit lain dalam perusahaan seperti daerah personil, kode perusahaan, area bisnis dll. Hal ini digunakan untuk menggambarkan struktur (administrasi) dalam komponen sesuai.
Organizational units dapat diberikan untuk satu modul (seperti organisasi penjualan ditugaskan untuk Penjualan dan Distribusi (SD) modul, atau untuk beberapa modul (seperti suatu departemen yang ditugaskan untuk Manajemen Material (MM) dan Perencanaan Produksi (PP) modul). SAP R /3 sistem dapat mewakili struktur perusahaan yang kompleks. Fleksibilitas dapat mengintegrasikan struktur perusahaan dengan menghubungkan unit organisasi tersebut.
•             Master Data
Master Data merupakan sekumpulan data yang dibuat sebelum system digunakan serta dapat dimodifikasi jika diperlukan. Master data itu sendiri adalah data yang dibuat, digunakan dan tidak dirubah dalam periode tertentu. Beberapa Master Data yang ada pada SAP antara lain yaitu:
a.            Fixed Asset
Fungsinya untuk menyimpan data yang berhubungan dengan Asset yang ada di perusahaan. Asset master data meliputi:
-              General Data / Data Umum : Description of asset, Account determination, Quantity, Inventory number
-              Posting Information / Data untuk kebutuhan posting asset : Acquisition on,  Capitalized on , Deactivation on, Acquisition year
-              Time Dependent : Business Area, Cost Center, Plant, Origin,Manufacture, Internal Spec.
-              Depreciation Area (Control useful life, start depreciation date,history period of depreciation)
2.            G/L Account
G/L Account master data menampilkan informasi tentang :
-              Type/ description
-              Control data
-              Create/bank/interest
3.            Bank
Bank master data menampilkan informasi tentang :
-              Address  (Nama Bank, regional, jalan, kota, cabang)
-              Branch (Swift code, grup bank, dan nomor bank)
4.            Customer
Customer master data menampilkan informasi tentang :
-              General Data (Address data, Control data, Payment transaction )
-              Company Code Data (Accounting information, Payment transactions, Correspondence,             Insurance)
5.            Vendor
Vendor master data menampilkan informasi tentang :
-              Vendor address
-              Vendor control
-              Vendor payment transc
-              Vendor accounting information
-              Reference data (Vendor payment transc, Vendor corresponding ac, Purchasing Condition, Sales data,Control data
•             Transaction Data
Transaction Data merupakan rekaman informasi bisnis sehari-hari seperti pesanan pembelian, retur penjualan, faktur, pembayaran, koleksi, dll Hal ini mencakup baik sistem data yang dihasilkan (pajak, diskon, dll, secara otomatis dihitung oleh sistem selama dokumen postingan) serta data pengguna yang dihasilkan.
•             Transaction
Transaction di SAP adalah seperti sebuah program dalam bahasa komputer biasa, dan diidentifikasi dengan transaction code empat karakter. Sebuah transaction dapat dimulai langsung dari field perintah pada interface presentasi atau dari pilihan menu yang sesuai. Ada 2 jenis transaction yaitu laporan transaction dan dialog transaction.
Sebuah transaction adalah urutan langkah-langkah yang berurutan dalam sistem SAP R/3. Langkah-langkah ini secara logis berhubungan satu sama lain. Langkah-langkah ini juga diketahui sebagai dialog step. Langkah-langkah dialog adalah layar yang berbeda yang terlibat dalam sistem SAP R/3. Data diperkenalkan dalam layar untuk menghasilkan acara lainnya. Para operator SAP adalah monitor transaction khusus yang menangani penanganan langkah-langkah dialog.
Tugas sebenarnya dari transaction ini adalah untuk memodifikasi informasi dalam database. Database diperbarui hanya ketika transaction selesai, jika database tidak diperbarui. Untuk memperbarui database setiap saat, transaction harus selesai.
Ada 2 jenis fase yang terlibat dalam transaction apapun. Yaitu fase Interaktif dan fase update. Fase interaktif bertanggung jawab untuk mempersiapkan catatan database yang dapat memperbarui database. Fase ini terdiri dari  satu langkah. Proses fase memperbarui catatan sebelumnya disiapkan untuk memperbarui database. Pada Fase ini bisa tidak terdapat langkah-langkah atau bisa juga terdapat banyak langkah
Adapun Navigasi untuk mengetahui semua transaction dalam Sistem R/3 SAP yaitu :
SAP Menu à Tools à ABAP Workbench à Development à Other Tools à Transaction

 Transaction code pada SAP

Semua transaction di SAP R/3 memiliki  T-CODE.  Kita dapat bergerak cepat dalam sistem SAP R/3 dengan memasukkan kode-kode transaction dalam command field. Semua transaction code memegang tabel bernama TSTC. Sebuah transaction code berisi empat karakter perintah yang memberitahu lokasi sistem suatu tugas. Setiap layar SAP memiliki transaction code yang unik. Sebuah transaction code dapat berisi huruf saja seperti ‘zstm’ atau kombinasi huruf dan angka seperti ‘me51′.
Di SAP, Kita dapat menggunakan transaction code sebagai jalan pintas atau alternatif untuk menggunakan jalur navigasi untuk mendapatkan tugas sistem. Tipe /n diikuti dengan transaction code dan tekan Enter atau Kembali. Contoh, mengikuti jalur navigasi Menu -> User -> Role ZMIT -> Purchasing -> Requisitions -> Buat Permintaan dari layar User Menu SAP. Kita dapat mengetik /nme51 di Command Field layar manapun.
Fungsi dari transaction code dalam penggunaan software SAP
Transaction Code berguna untuk mengakses transaksi yang merupakan kumpulan fungsi dan program SAP. Setiap fungsi dalam sistem SAP memiliki kode transaksi yang terkait. Kita dapat menggunakan transaction code untuk pergi ke semua task di aplikasi SAP dengan lebih cepat. Dengan memasukkan transaction code dibanding menggunakan menu, Kita dapat pergi ke sebuah task dan memulai fungsi tersebut hanya dengan satu langkah. T-Codes sama seperti shortcuts pada OS windows.

Fungsi tombol shortcut F1 dan F4

SAP memberikan panduan dan Help yang sangat komprehensif. Kita dapat menampilkan help dari semua screen di dalam system SAP. Selain dengan cara meng-klik menu help, Kita juga dapat menampilkan help dengan menekan tombol F1 dan F4. Dimana setiap tombol ini punya fungsi yang berbeda

• Tombpl F1 : F1 biasanya digunakan untuk meminta bantuan tentang maksud dari fields, menu, function dan messages.
• Tombol F4 : digunakan untuk bantuan informasi mengenai possible entries / match code / pilihan-pilihan yang dapat dipilih pada field input.

Kedua key ini akan banyak membantu kita dalam melakukan transaksi di SAP.

Manfaat fitur Favorites pada SAP easy access menu

Folder Favourite pada SAP adalah folder yang dibuat sendiri oleh pengguna untuk menyimpan kode transaksi atau tcode yang sering digunakan.  Sehingga kita tidak perlu repot-repot lagi menghafalkan tcode atau mencari transaksi tertentu pada path-tree SAP. Terkadang kita juga perlu menyimpan tcode tertentu ke dalam favorite folder dimana tcode ini sendiri jarang sekali kita pakai, sehingga ketika akan di pakai, justru lupa. Itu juga tepat disimpan di dalam folder favorit. Dengan demikian Kita tidak perlu repot-repot lagi menghafalkan tcode atau mencari menu transaksi tertentu tersebut.
Untuk membuat folder favorit kita sendiri dapat dilakukan dengan:

• Klik cursor pada folder Favourite
• Klik kanan mouse.
• Lalu masukan nama folder favorite sendiri:
• Setelah memasukkan nama folder baru, lalu tekan ENTER, maka Favorit folder berhasil dibuat.

Untuk mencatatkan tcode pada folder favorit Anda sendiri cukup mudah, yaitu dapat dilakukan dengan memilih menu “Favorites” pada SAP, lanjutkan dengan memilih opsi “Insert Transaction“. Akan ditampilkan window baru dan isikan tcode yang ingin disimpan di favorite folder Anda.